Sicherheit und Archivierung von E-Mails sind heutzutage unerlässlich für jedes Unternehmen, um geschäftliche Transaktionen und Korrespondenzen aufzuzeichnen, zu schützen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Unser Service bietet Ihnen eine sichere und robuste Archivierung Ihrer E-Mails, um den Überblick über Ihre wichtigen Geschäftskorrespondenzen zu behalten und sich vor Datenverlusten zu schützen.
Warum ist E-Mail Archivierung wichtig?
Die E-Mail-Archivierung zielt darauf ab, E-Mails langfristig und unveränderbar zu speichern. Die Pflicht zur Mail-Archivierung gilt für jedes Unternehmen, ausgenommen z.B. Freiberufler. Unternehmen müssen 6 bis 10 Jahre verschiedene Daten speichern z.B. Verträge, Rechnungen und Bilanzen. Bewerberdaten hingegen müssen drei bis sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungverfahren gelöscht werden.
Verwechselt wird E-Mail Archivierung oft mit Back-Up-Lösungen. Ziel eines Backups ist die kurz- bis mittelfristige Speicherung von Daten, um diese im Falle eines Datenverlusts wiederherstellen zu können. Die E-Mail-Archivierung hingegen dient der langfristigen Speicherung von Daten zum Zwecke der Dokumentation. Dabei müssen Verfügbarkeit und Wiederauffindbarkeit der Inhalte während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet und die Anforderungen an die Revisionssicherheit erfüllt sein.
Rechtliche Anforderungen und Compliance
Viele Branchen unterliegen strengen gesetzlichen Vorschriften, die die Aufbewahrung von E-Mails über einen bestimmten Zeitraum vorschreiben. Eine zuverlässige E-Mail-Archivierungslösung hilft Unternehmen, diese Vorschriften einzuhalten und sich vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.
Schutz vor Datenverlust
E-Mails können versehentlich gelöscht oder durch technische Probleme verloren gehen. Eine E-Mail-Archivierungslösung sorgt dafür, dass alle E-Mails zentral und manipulationssicher gespeichert sind. Im Gegensatz zu einem Backup dient die Archivierung nicht nur der Wiederherstellung, sondern vor allem der langfristigen und gesetzeskonformen Aufbewahrung von geschäftskritischen Informationen.
Effiziente Datenverwaltung
Mit einer E-Mail-Archivierungslösung können Unternehmen ihre E-Mail-Daten effizient verwalten. Durch die zentrale Speicherung und einfache Suchfunktionen können Mitarbeiter schnell auf benötigte Informationen zugreifen, ohne Zeit mit der Durchsuchung überfüllter Posteingänge zu verschwenden. Anhänge werden mitindexiert und fließen somit auch in das Suchergebnis ein.
Kosteneffizienz
Die Verwaltung großer Mengen an E-Mails kann teuer und zeitaufwendig sein. Eine E-Mail-Archivierungslösung reduziert den Speicherbedarf und die damit verbundenen Kosten, indem sie ältere E-Mails effizient archiviert und nur die aktuell benötigten Daten aktiv hält.
Was beinhaltet die E-Mail-Archivierung?
Alle archivierten E-Mails sind manipulationssicher und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Schritte zur Implementierung der E-Mail-Archivierung.
Beratung und Analyse:
Wir analysieren Ihre aktuellen E-Mail-Management-Prozesse und beraten Sie umfassend zu den besten Archivierungslösungen für Ihr Unternehmen.
Planung und Konfiguration:
Gemeinsam planen wir die Implementierung und konfigurieren das Archivierungssystem nach Ihren individuellen Anforderungen.
Installation und Integration:
Unsere Experten installieren die Archivierungslösung und integrieren sie nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.
Schulung und Support:
Wir schulen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System und bieten fortlaufenden Support, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.